仕事でもチャットを使う時代！オススメ無料ツール4選

外資系企業では積極的に業務にチャットを取り入れています

おまち

仕事でのチャット活用は快適ですよ！

私は在宅勤務が本格化する前から、毎日チャットを使って同僚や他部署の人とコミュニケーションを取っています。前職ではハンコやFAXを使う日々でしたので、仕事でチャットを使うなんて全く考えられませんでしたが、今ではすっかり慣れ、チャットの便利さに助けられているなぁと痛感する毎日です。ソーシャルディスタンスを取りながら仕事をしなければならなくなった今日、新しいコミュニケーションの在り方が問われています。そんな時代においてチャットは有効的なツールです。チャットのメリット・デメリット、そして私も使ったのことのあるオススメツールを紹介していきます。

業務でチャットを使うメリット

チャットの強みはスピード

今ではチャット無しに仕事ができない！と思えるほどチャットの恩恵に預かっている筆者。なぜここまでオススメするかというと、これらのメリットがあるからです。

ぺんちゃん

一度使ったらやめられない！

 スピード感

仕事をしていて誰かに質問したいことって沢山ありますよね。チャットの最も優秀な点はすぐに返事がもらえることです。もちろん、相手が会議中など忙しい間は返事がもらえませんが、相手の都合が終わればすぐに未読メッセージに気づいて返事がもらえるはずです。LINEのように会話を続けることができるため、返答内容について理解できなければ、その場ですぐ質問し答えを得ることができます。また、相手の返事を待っている間に、自分の仕事を進めることができます。電話のように待ち時間や片手がふさがって仕事が滞おる心配もありません。

ログが残る

電話を含む口頭のコミュニケーションと比べ、チャットが圧倒的に勝っているのがこの点。言った言わないのいざこざを避けられるのはもちろん、「あの件、どうなってたっけ？」とうろ覚えの記憶をログから辿って確かめたり、自分が不在にしていた間のチームのやり取りを後からキャッチアップできたりするのが便利です。

気軽にコミュニケーションが取れる

対面のコミュニケーションだと、相手が忙しそうなときや誰かと話しているときを避け、話しかけるタイミングを見計らう必要があります。一方、チャットはログが残るという特性があるため、時間があるときに返事してもらえれば良い、という認識が前提としてあり、自分のタイミングで相手に質問を投げかけておくことができます。また、電話のように相手の時間をまるっと奪うことが無いので、社外の人や目上の人に対しても気軽に話しかけやすいというメリットがあります。

業務でチャットを使うデメリット

言葉足らずが誤解を招く可能性も

チャットは気軽で便利である側面、気を付けなければならない点もあります。

おまち

一度ポストしたら削除できないツールもあるので誤爆に注意！

誤爆したことあるの？

ぺんちゃん

おまち

あるよ（小声）

誤解を与えやすい

LINEやSNS上のコミュニケーションですでに経験があると思いますが、自身が書いた文章を見直さずに発信する人が多いため、主語が省略されたり、間違った言葉が使われていたりして、内容が分かりにくいことが多々ありますが、同様の事態はチャット上でも発生します。また、ビジネスの場面では角が立たないように婉曲的な表現を使うことも。文字通り受け取る人もいれば、早とちりして違うことを先走ってしまう人もいます。私自身も忘れがちですが、一度自分の文章を見直し、誤解を与えないか・分かりにくくないか確認してから発言するようにしましょう。

感情が伝わりにくい

意図せず相手を不快にさせてしまうことも

ビジネス上のメールでは社内外を問わず、基本的に堅い言葉を使うことが多いと思いますが、チャットでも同じようだと相手に少し冷たい印象を与えるかもしれません。社内では少しカジュアルに「！」を付けたり、絵文字を付けたりすると良いでしょう。それだけで言葉の温かみが全然違います。直接話す機会がぐっと減ったコロナ禍においては、話し言葉と変わらないくらい砕けた表現を使ったほうが好まれるかもしれません。行き過ぎた無礼は禁物ですが、社外の人であってもチャットでは話し言葉と書き言葉のちょうど中間ぐらいの丁寧さを心掛けると良いでしょう。

対面のコミュニケーションが減ってしまう

チャットでのコミュニケーションが活発になってくると、その手軽さから相手が近くにいても、直接話すよりチャットでのコミュニケーションを優先する人や、作業に集中するために音楽を聴きながら仕事する人が出てきます。在宅勤務の状況下においてはそうも言っていられませんが、目を見て相手の表情や声色を感じながら話す直接のコミュニケーションに勝るものはありません。話した記録（ログ）が残るというチャットならではの便利さもあるので、ビジネス上の会話はチャット、何気ない談笑は口頭という風に分けてもいいですね。

ビジネスでお勧めしたいチャットツール

スマホでも見れるツールは特に便利

どのツールも無料で始められることが多いので、まず無料で試して良さそうであれば有料版を社内経費で使えると良いですね。

Slack

最近、日本でも使う人がどんどん増えてきているSlack（スラック）。メッセージだけでなく、ファイルも送信することができます。絵文字やアニメーションが使えたり、コメントに「いいね！」が押せたりするので、気持ちが伝わりやすいところも良いツールです。連携できる外部ツールが豊富な点が世界中から支持されている理由です。

>>Slack公式ホームページはこちら

実際のチャット画面はこんな感じです

LINE WORKS

日本人にとって馴染みの深いあのLINEのビジネス版ツール：LINE WORKS。通常のLINEと同じようにスタンプや絵文字を使ってトークできるほか、掲示板やカレンダーなどのビジネスに役立つツールも充実しています。

LINE WORKSはCMでもよく見かけますよね

Hex Chat

おまち

前の部署で使ってました。必要最低限の機能しかないので使いやすいです。

Hex Chatは非常にシンプルで使いやすいチャットツールです。公式ホームページから無料でダウンロードすることができます。日本語設定も可能です。誰かと一対一でチャットすることはもちろん、チャットルーム名を知っている人だけが参加できるグループチャットもできます。
>>HexChat公式ホームページはこちら

実際のチャット画面はこんな感じです

Skype

古くから知られているSkype。ビジネスでも使用できる優秀ツールです。日本でも使ったことのある人が多いので、チャットを使ったことが無い人が多い職場でも比較的導入しやすいと思います。250人以上で同時に繋いでバーチャルカンファレンスができる有料版もありますよ。
>>Skype公式ホームページはこちら

実際のチャット画面はこんな感じです

まとめ

いかがでしたか？まず無料版をチームで取り入れ、慣れてきたら有料版に移行し本格的使用できると良いですね。